AUTENTICA DI COPIA

L'autentica di copia consiste nell'attestazione che la copia presentata è conforme al documento originale, viene scritta alla fine della copia con l'indicazione della data, luogo del rilascio, numero di fogli impiegati, il nome e cognome del pubblico ufficiale, la qualifica rivestita, nonché l'apposizione della propria firma per esteso e il timbro dell'ufficio.

Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli, il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.

L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale che ha emesso il documento o presso il quale lo stesso è depositato o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal Sindaco.

Nel caso in cui la copia autentica di un documento debba essere presentata ad una pubblica amministrazione o ad un gestore di pubblico servizio, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi dipendente addetto a ricevere la documentazione previa esibizione dell'originale. Per ottenerne l'autenticazione, occorre presentarsi con l'originale ed una copia del documento da autenticare, oltre ad una copia di un documento di riconoscimento. L'autenticazione sconta l'imposta di bollo ai sensi di Legge, salvo che ne venga prevista l'esenzione da una particolare norma esentativa.

 N.B. : Modalità alternative all'autenticazione di copia:
Sulla base di quanto previsto dall'articolo 19 del D.P.R. 445/2000, l'interessato può , anziché presentare copia autenticata del documento, rendere una dichiarazione sostitutiva dell'atto notorio, per quanto riguarda la conformità di:
- copia di un documento tenuto o rilasciato da una Pubblica Amministrazione;
- copia di una pubblicazione, di un titolo di studio e di servizio;
- copia di documenti fiscali che devono essere conservati dai privati.

AUTENTICA DI SOTTOSCRIZIONE

L''autenticazione di firma consiste nell'attestazione da parte del dipendente addetto a ricevere la documentazione, notaio, cancelliere, segretario comunale o funzionario incaricato dal Sindaco, che la firma è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa sua identificazione. Il funzionario incaricato presso l'Ufficio Anagrafe può autenticare solamente le sottoscrizioni apposte in calce a:

• Istanze (cioè domande, richieste) e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà presentate per la riscossione di benefici economici da parte di terzi (es. deleghe alla riscossione);
• Istanze e dichiarazioni sostitutive dell'atto notorio presentate ai privati (es. banche, assicurazioni)

·  Non è invece possibile autenticare le sottoscrizioni apposte in calce a:

• Dichiarazioni d'impegno e di volontà
• Accettazioni o rinunce d'incarico
• Procure (comunque siano denominati, sono atti con cui l'interessato conferisce ad altri soggetti il potere di agire in nome e per proprio conto)
• Deleghe
• Dichiarazioni future
• Scritture private e meri rapporti tra privati
• Dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile.
• Fogli in bianco o parzialmente in bianco (mancanti di parti sostanziali).

In tali casi sarà necessario rivolgersi ad un notaio. Al fine dell'identificazione da parte dell'ufficio, occorre essere muniti di un documento di identità. L'autenticazione sconta l'imposta di bollo ai sensi di Legge, salvo che ne venga prevista l'esenzione da una particolare norma esentativa.

Casi particolari:

- per i minorenni, la firma deve essere apposta da chi esercita la potestà o dal tutore; 

- per gli interdetti, la firma deve essere apposta dal tutore; 

- per chi non sa o non può firmare, il pubblico ufficiale ne dà atto previo accertamento dell’identità del dichiarante;

- se il dichiarante non è in grado di firmare, è sufficiente che apponga un segno di croce sul documento

- se il dichiarante, capace di intendere e di volere, ha una impossibilità fisica alla firma (tutto quanto rientra nell'incapacità fisico/materiale di reggere una penna), al posto della firma si scriverà "impossibilitato alla firma per incapacità fisica" e poi procederà all'autenticazione; in questo caso comunque il richiedente, pur non riuscendo ad apporre dei segni grafici in calce al documento, manifesta con le parole o con i gesti la propria volontà alla sottoscrizione;

- se il dichiarante, oltre a non essere in grado di firmare il documento, non è in grado di manifestare una propria volontà per incapacità di intendere e di volere, non si potrà procedere ad alcuna autenticazione di sottoscrizione. Se i congiunti si trovassero quindi nell'impossibilità, a causa della mancanza del documento con sottoscrizione autenticata, di presentare istanze nell'interesse dell'incapace, se l'incapacità non è temporanea sarà necessario che adottino le procedure di legge previste per la nomina di Amministratori di sostegno o tutori.